Inhalte einer Rechnung

Inhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung oder was muss eigentlich alles in einer Rechnung stehen?

Damit der Steuerabzug aus einer Rechnung nicht verloren geht, muss jede Rechnung (Eingang oder Ausgang) einige Punkte zwingend enthalten.

Wir haben diese Punkte einmal verständlich zusammengeschrieben (den leistenden Unternehmer nennen wir einfach mal Verkäufer)

  1. Vollständiger Name und korrekte Anschrift von Verkäufer und Kunde
  2. Die Steuernummer (betrieblich) oder die Umsatzsteuer ID vom Verkäufer
  3. Das Rechnungsdatum
  4. Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der verkauften Artikel bzw. der Dienstleistung
  6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung sofern dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  7. Den Rechnungsbetrag – aufgeteilt nach Steuersätzen (steuerfrei/ 7% / 19%) – inkl., falls vereinbart, Skonto/Rabatte ect.
  8. Den Steuersatz und den Steuerbetrag (einzeln aufgeführt) / falls steuerfrei: dann den Grund der Steuerbefreiung (z.B. Steuerschuldner nach §13b oder Kleinunternehmer nach §19)
  9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück oder einer Werklieferung 

Es gibt einige Vereinfachungen für Rechnungen unter 250€: Auf diesen Rechnungen/Quittungen/Belegen müssen lediglich die fett markierten Punkte aufgeführt werden.

Wie schreibe ich eine, für das Finanzamt, korrekte Rechnung?

  1. Alle oben angegebene Punkte beachten
  2. Es gibt verschiedene Programme mit denen Rechnungen geschrieben werden können;
    • Word & Excel: Wenn die Rechnungen mit Word geschrieben werden ist es sehr wichtig das die fertigen Rechnungen 2x ausgedruckt werden müssen und die Rechnung anschließend wieder gelöscht wird. Rechnungen im „Word-Format“ dürfen nicht gespeichert und aufbewahrt werden. Wieso? - Weil die Rechnungen auch im Nachhinein noch verändert werden können und es gibt keine Beweise dafür, wie die Rechnung ursprünglich ausgesehen hat. Also: Rechnungen Schreiben mit Word ist in Ordnung. Es darf jedoch nur die Vorlage gespeichert werden.
    • Word schreiben und als PDF speichern: reicht auch nicht aus. Da auch eine PDF einfach auf dem Rechner/PC gespeichert nicht „revisionssicher“ ist. Das heißt, dass Veränderungen nicht sichtbar sind. Ausserdem müssen Rechnungen die elektronisch aufbewahrt werden, auch elektronisch gesichert werden. Und zwar so, dass sie in 10 Jahren auch noch zu 100% da sind. Hier könnte jedoch ein Dokumentenmanagementsystem unterstützend helfen. Jede geschriebene Rechnung direkt archivieren.
    • Programme um Rechnungen zu schreiben gibt es viele kostenlose und bezahlbare, aber ob die Programme wirklich alle Voraussetzungen mitbringen, können wir hier nicht erläutern. Wir können nur Empfehlungen abgeben, wie z.B.: LexOffice oder Lexware. Zusätzlich ecoDMS als Dokumentenmanagementsystem.

Was muss ich beachten, wenn ich die Rechnungen per Mail verschicken möchte?

  1. Auf jeden Fall muss auch diese Rechnung alle relevanten Punkte aufweisen
  2. Die Rechnung darf auf keinen Fall als Word oder Excel versendet werden – der Empfänger könnte ohne Probleme den Preis ändern oder die Anschrift.
  3. Die Rechnung sollte immer als PDF versendet werden.
  4. Am einfachsten ist es für den Empfänger, wenn in der E-Mail keine „wichtigen“ Angaben gemacht werden. Ein kurzes:

„Sehr geehrter Herr Müller, im Anhang finden Sie Ihre aktuelle Rechnung“

Ist vollkommen ausreichend und der Empfänger braucht lediglich den Anhang zu archivieren. Wenn noch andere Rechnungsrelevante Daten oder andere Informationen in der Rechnung stehen, muss die ganze E-Mail archiviert werden. Wenn noch andere Fragen oder Informationen zu dem Empfänger sollen: einfach eine 2. E-Mail schreiben.

Falls nun doch noch Fragen vorhanden sind, rufen Sie uns an oder schreiben uns eine E-Mail, wir helfen Ihnen gerne.

Ihr Dualkonzept-Team